من اجل تحقيق المواصفات الفنية والقياسية العالمية الخاصة بعمليات الرقمنة بُغية تحقيق اقصى فائدة للباحثين والمستفيدين اضافة الى ضمان حفظ النتاجات العلمية لأبناء البلد في وسائط خزن طويلة العمر، تم اعداد دراسة مستفيضة للوصول الى آلية عمل تؤدي الغرض السامي لهذا المشروع الوطني.

حيث تمخضت الدراسة بتسعة مراحل تمر بها النتاجات العلمية المراد رقمنها تضمنت هذه المراحل أربعة وعشرين خطوة تبدأ من عملية نقل النتاجات وانتهاءً بتسليم الجهات المشترِكة بالمشروع جميع ما تم رقمنته بصيغة ملفات مقروءة (PDF) إضافة الى قاعدة البيانات الكاملة الخاصة بالمشروع.

تحقيقا للمواصفات الفنية والقياسية العالمية فان عملية الرقمنة تمر بتسعة مراحل تتضمن اربعة وعشرين خطوة وكما يلي:

المرحلة الاولى: النقل

تتمثل بنقل الاطاريح والرسائل الورقية من اماكن ايداعها الى مركز المعلومات الرقمية.

المرحلة الثانية: التنظيف

تنظيف الاطاريح من الغبار والاوساخ المتراكمة وتعفيرها للتخلص من الفطريات والحشرات والبكتريا الضارة.

المرحلة الثالثة: التمهيد للتصوير

اعطاء رقم خاص (code) لكل أطروحة ورسالة يتم لصقه عليها وادخالها في قاعدة بيانات خاصة.

المرحلة الرابعة: التصوير

استخدام اجهزة تصوير مختصة ليتم تصوير النتاجات.

المرحلة الخامسة: التدقيق

تدقيق جودة التصوير للتأكد من سلامة اللقطة من حيث الدقة ومدى مطابقتها للمعايير الفنية.

بالإضافة الى قيام المدققين المختصين استخراج الصفحات المفقودة (المفقودة من اصل المصدر) وتثبيتها في قاعدة بيانات خاصة.

المرحلة السادسة: المعالجة الصورية

تشذيب وقص وتعديل الصور بواسطة برنامج الفوتوشوب (Photoshop) بالإضافة الى قيام المصممين بتحويل الصور الى الاسود والابيض لتسهيل عملية القراءة.

المرحلة السابعة: تحويل الصور الى كتب مقروءة

تجميع الصور لكل اطروحة بملف واحد بصيغة (PDF) وباستخدام برامج خاصة اضافة الى تصغير حجم الملف لتسهيل التداول وتقليص المساحة اللازمة للخزن كما يقوم المصممين بتثبيت ابعاد كل صفحة من صفحات الاطروحة الى 210×297 ملم (A4) وأيضا إضافة الصورة التعريفية بالمشروع.

ولتحقيق أكبر فائدة للباحثين والمستفيدين يتم تصميم واجهة عنوان للاطاريح والرسائل الغير حاوية على عنوان واضافتها الى ملف الاطروحة. وايضا اضافة الملاحظات المتعلقة بكل اطروحة ورسالة مثل ارقام الصفحات المفقودة.

وفي نهاية هذه المرحلة يقوم المصمم بإضافة مجموعة من أدوات الحماية الى الملف (PDF) النهائي.

المرحلة الثامنة: قاعدة البيانات (Database)

في هذه المرحلة يقوم مختصو قواعد البيانات في المركز بتهيئة قاعدة بيانات موحدة لكل مؤسسة مشتركة في المشروع مع اضافة خاصية (مشاهدة) لكل رسالة واطروحة من خلال قاعدة البيانات نفسها.

 المرحلة التاسعة: الصيانة والتسليم

في هذه المرحلة يتم اعداد قائمة بالنتاجات التي تم التأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة ليتم تسليمها الى الجهة المشتركة بالمشروع حيث يتم تسليمهم قاعدة البيانات الكاملة لكل ما تم رقمنته من النتاجات التي كانت مودعة لديهم إضافة الى تسليمهم جميع ما تم رقمنته على شكل ملفات نوع (PDF) مرتبطة بقاعدة البيانات.

وأيضا يقوم مختصو الصيانة والترميم بصيانة النتاجات الورقية المتضررة بسبب تقادم السنين او بسبب فعل الحشرات او غيرها من العوامل الفيزيائية والكيميائية التي تتعرض لها هذه النتاجات.

ملاحظة: هنالك العديد من الخطوات والتفاصيل الخاصة بآلية عمل المشروع. للاطلاع عليها يمكنكم التواصل مع إدارة مركز المعلومات الرقمية.